Η δήλωση διακοπής δραστηριοτήτων θεωρείται εμπρόθεσμη εφόσον υποβληθεί στην αρμόδια εφορίας εντός 30 ημερών από την ημέρα πραγματικής παύσης των δραστηριοτήτων. Αυτό απλά σημαίνει ότι όσοι διέκοψαν τις εργασίες τους στις 31 Δεκεμβρίου 2016 έχουν προθεσμία μέχρι τις 30 Ιανουαρίου 2017 για να κλείσουν τα βιβλία τους χωρίς να τους επιβληθεί πρόστιμο. Εάν ωστόσο η δήλωση τους υποβληθεί μετά την πάροδο των 30 ημερών, ήτοι μετά τις 30/1, θα θεωρείται εκπρόθεσμη και ο φορολογούμενοι θα επιβαρυνθούν με πρόστιμο 100 ευρώ.
Η διαδικασία της διακοπής δραστηριότητας είναι σχετικά απλή και μπορεί να τελειώσει ακόμη και με μια επίσκεψη στην εφορία αν ο φορολογούμενος δεν έχει φορολογικές εκκρεμότητες.
Ο φορολογούμενος με την αστυνομική του ταυτότητα ή εξουσιοδοτημένο άτομο με εξουσιοδότηση θεωρημένη με το γνήσιο της υπογραφής του, προσέρχεται στην υπηρεσία Μητρώου της εφορίας. Εκεί συμπληρώνει αρχικά το έντυπο Μ4 που αφορά στην διακοπή επιχειρηματικής δραστηριότητας. Σε αυτό αναγράφονται προσωπικά στοιχεία του φορολογουμένου και η αιτία της διακοπής (μπορείτε να αναγράψετε απλά «παύση εργασιών»).
Εν συνεχεία το τμήμα Μητρώου στο οποίο κατατίθεται το έντυπο Μ4, ελέγχει τα στοιχεία και δίδει στον φορολογούμενο ένα έντυπο με το οποίο εκείνος περνά διαδοχικά από τα άλλα τμήματα της Εφορίας (ΦΠΑ, Εισόδημα, ΚΦΑΣ κ.α..) για να μαζέψει τις απαραίτητες υπογραφές. Μετά από τη συλλογή των υπογραφών ο φορολογούμενος επιστρέφει στο τμήμα Μητρώου, όπου γίνεται η διακοπή των εργασιών και λαμβάνει τη σχετική Βεβαίωση Διακοπής.
Αν από την «περιήγηση» στα τμήματα της εφορίας προκύψει πως ο φορολογούμενος χρωστά φόρους εισοδήματος, ΕΝΦΙΑ και ΦΠΑ, δεν έχει σωστά ενημερωμένο βιβλίων εσόδων εξόδων, δεν έχει κάνει όλες τις περιοδικές καταστάσεις πελατών προμηθευτών και έχει λάθη ή παραλείψεις στις εκδοθείσες αποδείξεις τότε του ζητείται να διευθετήσει πρώτα τις σχετικές υποχρεώσεις, πληρώνοντας φόρους, πρόστιμα και προσαυξήσεις και εν συνεχεία εξασφαλίζει τις υπογραφές που του επιτρέπουν να λάβει τη Βεβαίωση Διακοπής.