Ετοιμότητα επιχείρησης πριν από τον έλεγχο του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας

Το τελευταίο χρονικό διάστημα νομοθετούνται στοχευμένες αλλαγές στο πεδίο του εργατικού δικαίου. Ειδικότερα, με τη δημοσίευση του Ν.4488/2017 (ΦΕΚ Α΄137/13-09-2017), εντάχθηκαν μια σειρά αλλαγών και σκοπός της μελέτης αυτής είναι να καταγράψουμε όλο το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο που σχετίζεται αποκλειστικά με τον έλεγχο των Επιθεωρητών Εργασιακών Σχέσεων του ΣΕΠΕ ώστε οι επιχειρήσεις να βρίσκονται σε ετοιμότητα πριν τον διενεργηθέντα έλεγχο. Θα ακολουθήσει άλλη σχετική μελέτη αναφορικά με το είδος και εύρος κυρώσεων, στο πλαίσια της ελεγκτικής και κατασταλτικής δράσης του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και τη σοβαρότητα της υποτροπής μιας επιχείρησης από την επιβολή κυρώσεων και τον αποκλεισμό από δημόσιες συμβάσεις και χρηματοδοτήσεις λόγω παραβάσεων της εργατικής νομοθεσίας.

1. Είσοδος στους χώρους Εργασίας των Επιθεωρητών Εργασιακών Σχέσεων

Να υπενθυμίσουμε ότι έργο του ΣΕΠΕ είναι, η επίβλεψη και ο έλεγχος της εφαρμογής των διατάξεων της εργατικής νομοθεσίας, η έρευνα, η ανακάλυψη και δίωξη των παραβατών της εργατικής νομοθεσίας και της παράνομης απασχόλησης και η έρευνα της ασφαλιστικής κάλυψης των εργαζομένων και της αδήλωτης εργασίας.

Σύμφωνα με το παρακάτω υπόδειγμα, ο Επιθεωρητής Εργασιακών Σχέσεων, έχει τις ακόλουθες δικαιοδοσίες, μεταξύ άλλων: 

Σύμφωνα με το Ν.3996/2011 (ΦΕΚ Α΄170/5-08-2011) οι Επιθεωρητές Εργασίας έχουν ελεύθερη πρόσβαση σε οποιαδήποτε από τα βιβλία, μητρώα, έγγραφα, αρχεία και κάθε είδους στοιχεία και σε περίπτωση άρνησης του εργοδότη τόσο για την είσοδο στο χώρο εργασίας, την πρόσβαση και παροχή των ανωτέρω ή πληροφοριών ή την παροχή ανακριβών πληροφοριών ή στοιχείων, επιβάλλονται διοικητικές και ποινικές κυρώσεις. Σύμφωνα με το νέο νόμο πλέον ο εργοδότης ή οποιοσδήποτε τρίτος αρνείται την είσοδο και πρόσβαση ή την παροχή στοιχείων ή πληροφοριών ή παρέχει ανακριβείς πληροφορίες ή στοιχεία επιβάλλονται οι διοικητικές κυρώσεις της υποπ.1Α του άρθρου 24 του Ν.3996/2011 (αντικατάσταση της περ.δ΄ της παρ.2 του άρθρου 24 του Ν.3996/2011).

Ειδικότερα, με το άρθρο 31 του Ν.4488/2017,, κατά τη διενέργεια ελέγχου, στις περιπτώσεις που αφορούν διατάξεις της εργατικής νομοθεσίας της σχετικής ιδίως με τους όρους και τις συνθήκες εργασίας, τα χρονικά όρια εργασίας, την αμοιβή ή άλλες παροχές, την ασφάλεια και την υγεία των εργαζομένων, τους ειδικούς όρους και συνθήκες εργασίας των ευπαθών ομάδων εργαζομένων (όπως ανήλικοι, νέοι, γυναίκες σε κατάσταση εγκυμοσύνης ή λοχείας, άτομα με αναπηρία), καθώς και ειδικών κατηγοριών εργαζομένων, των όρων κάθε είδους συλλογικών συμβάσεων εργασίας, των διατάξεων της ασφαλιστικής νομοθεσίας της σχετικής με την ασφαλιστική κάλυψη των εργαζομένων, την αδήλωτη εργασία και την παράνομη απασχόληση και τέλος των διατάξεων σχετικά με τη νομιμότητα της απασχόλησης των εργαζομένων υπηκόων τρίτων χωρών, όσοι βρίσκονται στο χώρο εργασίας υποχρεούνται να επιδεικνύουν την αστυνομική τους ταυτότητα ή άλλο αποδεικτικό της ταυτοπροσωπίας έγγραφο, εφόσον τους ζητηθεί από τους διενεργούντες τον έλεγχο Επιθεωρητές Εργασίας.

Συνεπώς, προκειμένου να εκτελεσθεί με αποτελεσματικότητα το έργο του ΣΕΠΕ, αλλά και να καταγραφούν τα πραγματικά περιστατικά κατά τη διενέργεια του ελέγχου θα πρέπει τα άτομα που εντοπίζονται να απασχολούνται, αλλά και όσοι παρευρίσκονται στον χώρο της επιχείρησης, να επιδεικνύουν την αστυνομική τους ταυτότητα ή άλλο σχετικό αποδεικτικό μέσο, με σκοπό τη διαπίστωση τήρησης της εργατικής νομοθεσίας ή τη νομιμότητα της απασχόλησης. Αξίζει να αναφερθεί ότι σε περίπτωση που οι παριστάμενοι στον έλεγχο εκθέτουν εν γνώσει τους ψέματα ή αρνούνται ή αποκρύπτουν την αλήθεια (για παράδειγμα δηλώνουν κατά τον έλεγχο ψεύτικα στοιχεία, π.χ. ότι είναι συγγενείς ή φίλοι του εργοδότη), τότε διαπράττουν το αδίκημα της ψευδούς ανωμοτί κατάθεσης (παρ.2 του ΠΚ 225), με το οποίο επισύρεται ποινή φυλάκισης τουλάχιστον ενός έτους ή χρηματική ποινή.

Επιπρόσθετα, να τονίσουμε ιδιαίτερα ότι πλέον της αδήλωτης απασχόλησης, εάν βρεθεί απασχολούμενος επιδοτούμενος άνεργος, σύμφωνα με το Ν.4144/2013, με οποιαδήποτε μορφή απασχόλησης, σε εργοδότη, χωρίς ο τελευταίος να τον έχει δηλώσει νομίμως στις αρμόδιες αρχές, τα αρμόδια όργανα θα προβούν σε διαβίβαση του δελτίου ελέγχου στην αρμόδια υπηρεσία του ΟΑΕΔ προκειμένου να γίνει διασταύρωση των στοιχείων του απασχολούμενου. Αν κατά τη διασταύρωση προκύψει ότι ο απασχολούμενος που βρέθηκε στον χώρο εργασίας είναι επιδοτούμενος άνεργος, επιβάλλονται στον εργοδότη (πλέον των προβλεπομένων στο άρθρο 25 του Ν.3996/2011 και πάντως σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθρου 24 του ίδιου νόμου), επιπρόσθετες διοικητικές κυρώσεις.

Για το λόγο αυτό θα πρέπει οι εργοδότες να συνεργάζονται και να παρέχουν στα ελεγκτικά όργανα ακριβή και πλήρη στοιχεία, σχετικά με την ταυτότητα των προσώπων που απασχολούνται στην επιχείρησή τους, το ποσό του καταβαλλόμενου μισθού ή ημερομισθίου, καθώς και κάθε άλλης αμοιβής, το χρόνο πρόσληψης ή απόλυσης κ.λπ..

2. Τήρηση στοιχείων και βιβλίων

Είναι πολύ βασικό να υπάρχουν τα κάτωθι στοιχεία, βιβλία, μητρώα και έγγραφα, βάση του ισχύοντος νομικού πλαισίου.

Ειδικότερα:

• Πίνακες προσωπικού και ωρών εργασίας
• Ηλεκτρονική αναγγελία του απασχολούμενου προσωπικού επί εκτέλεσης οικοδομικής εργασίας ή τεχνικού έργου ( άρθρο 37 του Ν.4488/2017 )
• Γνωστοποίηση των ουσιωδών ορών της σύμβασης εργασίας
• Ειδικό Βιβλίο αδειών και έντυπο Ε11
• Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών και έντυπο Ε8 «Γνωστοποίηση πραγματοποιηθείσας υπερωριακής απασχόλησης»
• Χορήγηση αναλυτικών εκκαθαριστικών σημειωμάτων αποδοχών
• Βιβλίο δρομολογίων αυτοκινήτων - βιβλιάρια εργασίας (ρεπό)
• Εσωτερικός Κανονισμός Εργασίας
• Μητρώο ανηλίκου
• Τήρηση στοιχείων για απασχόληση παράνομων αλλοδαπών τρίτων χωρών, εκτός ΕΕ

Παρακάτω αναλύεται το Ειδικό Βιβλίο αδειών και έντυπο Ε11.

Ειδικό Βιβλίο αδειών και έντυπο Ε11
Α) Ειδικό Βιβλίο αδειών

Με τη διάταξη του άρθρου 4 του ΑΝ 539/45 και προς διευκόλυνση της πραγματικής εφαρμογής του νόμου, εισήχθη η υποχρέωση τήρησης εκ μέρους του εργοδότη Βιβλίου Αδειών. Συγκεκριμένα, με την περ.2 της Υποπαρ.ΙΑ5 του άρθρου 1 του Ν.4254/2014 (ΦΕΚ Α΄ 85), που αντικατέστησε την παρ.3 του άρθρου 4 του ΑΝ 539/45 (ΦΕΚ Α΄ 229), όπως ισχύει, κάθε εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο αδειών. Ο λόγος ύπαρξης του Βιβλίου Αδειών είναι ο έλεγχος της σωστής χορήγησης της άδειας, καθώς και της σωστής αμοιβής της. Πρακτικά προκύπτουν προβλήματα με την καταγραφή κάθε φορά των αδειών και ιδίως σε επιχειρήσεις, οι οποίες απασχολούν μεγάλο αριθμό προσωπικού. Αυτό που είναι σημαντικό είναι ότι όσα στοιχεία έχουν καταγραφεί στην διάρκεια του έτους (π.χ. σε ένα φύλλο excel), στο τέλος του έτους να εκτυπώνονται συνολικά με τη μορφή ενός τελικού Βιβλίου Αδειών. Επίσης, πολύ πρακτικό θα ήταν η συμπλήρωση του βιβλίου αδειών, να γίνεται ξεχωριστά για το κεντρικό ή τα υποκαταστήματα ή τις αποθήκες της επιχείρησης.

Οι εργοδότες πρέπει να τηρούν βιβλίο αδειών, το οποίο πρέπει να βρίσκεται στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας.

Το βιβλίο αδειών:

• Δε χρήζει θεώρησης και τα στοιχεία παραμένουν στο αρχείο του εργοδότη, επί 5ετία.
• Τηρείται χειρόγραφα ή μηχανογραφικά.
• Πρέπει να περιλαμβάνει κατ΄ ελάχιστο το ονοματεπώνυμο του κάθε εργαζομένου, την ημερομηνία πρόσληψής του στην επιχείρηση, τον αριθμό δικαιούμενων ημερών αδείας στο έτος και τη χρονολογία έναρξης και λήξης της αδείας, τις αποδοχές αδείας και τις αποδοχές επιδόματος αδείας. Θα μπορούσε ως υποσημείωση να αναγραφόταν η συνολική προϋπηρεσία του εργαζομένου, για τον υπολογισμό των δικαιούμενων ημερών αδείας.
• Δεν απαιτείται η υπογραφή του εργαζομένου.

Τα ποσά που καταβλήθηκαν συνολικά στο έτος για άδεια και για επίδομα αδείας μπορούν να συμπληρωθούν μέχρι και την 31η Δεκεμβρίου του έτους που αφορούν.

Β) Συμπλήρωση εντύπου Ε11 - Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας

Ο εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί ηλεκτρονικά στο Πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, εντός του μηνός Ιανουαρίου, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος. Με το έντυπο Ε11 γνωστοποιούνται, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην περ.εβ΄ της παρ.2 της Υποπαρ.ΙΑ5 του Ν.4254/2014 (ΦΕΚ Α΄ 85) εντός του μηνός Ιανουαρίου (από 1/01 έως και 31/01 εκάστου έτους), στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρηθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών». Ως προς την υποχρέωση των εργοδοτών, για την υποβολή του εντύπου Ε11 στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, οι αναγκαίες λεπτομέρειες για την τήρηση, εμπεριέχονται στην υπ΄ αριθμ. 49327/10702/22-12-2014 απόφαση του υπουργού Εργασίας Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας, που τροποποίησε και συμπλήρωσε την υπ΄αριθμ.29502/85/01-09- 2014 (ΦΕΚ Β΄2390/08-09-2014) όμοια Απόφαση. Σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης αυτής, επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του Ν.3996/2011 (Α΄170), όπως ισχύει, μετά την τροποποίηση με το άρθρο 23 του Ν.4144/13 .

Από το ανωτέρω νομικό πλαίσιο προκύπτει ότι με το έντυπο Ε11 (γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής αδείας), θα πρέπει να καταχωρούνται, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρηθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών». Το Βιβλίο Αδειών, αποβλέπει στην αποτύπωση της πραγματικής εικόνας της επιχείρησης και θα πρέπει να καταχωρίζεται το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης, δεδομένου, ότι οι διατάξεις περί χορήγησης ετήσιας κανονικής αδείας είναι αναγκαστικού δικαίου και συνεπώς όλοι οι εργαζόμενοι δικαιούνται ετήσια κανονική άδεια. Επομένως, με βάση τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών», αναφορικά με τις δικαιούμενες και τις πραγματικά χορηγηθείσες ημέρες αδείας του συνόλου των εργαζομένων και σύμφωνα με τις αντίστοιχες πραγματικά καταβληθείσες αποδοχές χορηγηθείσας αδείας και επιδόματος αδείας, θα συμπληρώνεται αντίστοιχα και το έντυπο Ε11. Για τον σκοπό αυτό εκδόθηκε η υπ΄αριθμ.πρωτ.οικ.3631/87/27-01-2015 εγκύκλιος του Υπουργείου Εργασίας Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας.

Ιδίως με την συμπλήρωση πλέον του εντύπου Ε11 θα πρέπει να γίνεται ένας τελικός έλεγχος, ώστε να διαπιστωθούν αστοχίες, παραλείψεις ή προβλήματα από τη μη ορθή καταγραφή του βιβλίου αδειών. Η υποχρέωση υποβολής των σχετικών με την κανονική άδεια στοιχείων στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, δεν επηρεάζει την υποχρέωση τήρησης του Βιβλίου Αδειών, καθότι το έντυπο Ε11 αποτελεί περίληψη του Βιβλίου Αδειών και για κανένα λόγο δεν το αντικαθιστά.

Το κείμενο αποτελεί απόσπασμα από άρθρο της κας Πανωραίας Ντάτη, με τίτλο «Ετοιμότητα επιχείρησης πριν από τον έλεγχο του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.ΕΠ.Ε.), βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας» που δημοσιεύθηκε στο τεύχος Νοεμβρίου 2017 του περιοδικού Epsilon7.