Κατάργηση της υποχρέωσης επικυρώσεων αντιγράφων εγγράφων

Κατάργηση της υποχρέωσης επικυρώσεων αντιγράφων εγγράφων

Με τον νόμο 4250/2014 καταργήθηκε η επικύρωση των αντιγράφων εγγράφων

 

Το Δημόσιο υποχρεούται να αποδέχεται τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα των εγγράφων αυτών.

 

1. Ποιες υπηρεσίες και φορείς υποχρεούνται να εφαρμόσουν τη ρύθμιση;

Η ρύθμιση εφαρμόζεται στο Δημόσιο, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τα Δικαστήρια όλων των βαθμών, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, τις δημόσιες επιχειρήσεις και τους οργανισμούς που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 3429/2005, καθώς και στα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α.

2. Πότε άρχισε να ισχύει η ρύθμιση;

Από τη δημοσίευσή του νόμου 4250/2014 στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, δηλαδή από 26-3-2014

3. Σε ποιες συναλλαγές αφορά η ρύθμιση;

Η ρύθμιση αφορά στο σύνολο των συναλλαγών των ενδιαφερομένων με το Δημόσιο και δεν επιφέρει αλλαγές στη μεταξύ των Δημοσίων Υπηρεσιών αλληλογραφία (σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/13200/5-6-2014)

4. Η ρύθμιση εφαρμόζεται στις Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές;
Ναι, οι Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές, όπως το ΑΣΕΠ, υποχρεούνται να εφαρμόσουν τη ρύθμιση.

5. Πώς υποβάλλονται πλέον τα αντίγραφα εγγράφων στους υπόχρεους φορείς;

Έγγραφα εκδοθέντα από τους υπόχρεους φορείς
Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων που έχουν εκδώσει οι υπηρεσίες και φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ρύθμισης ή των ακριβών αντιγράφων τους.

Ιδιωτικά και αλλοδαπά έγγραφα
Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των ιδιωτικών και αλλοδαπών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί προηγουμένως από δικηγόρο.
Σημειώνεται ότι εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια έκαστης Υπηρεσίας να εφαρμόσει τη νέα ρύθμιση αναλογικά και στα ιδιωτικά ημεδαπά και αλλοδαπά έγγραφα και να κάνει αποδεκτά τα απλά αντίγραφά τους από το πρωτότυπο, χωρίς να έχουν επικυρωθεί προηγουμένως από δικηγόρο.
(σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/11932/11-6-2014  (Κατάργηση της υποβολής επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων)

Ιδιωτικά έγγραφα που φέρουν θεώρηση από τους υπόχρεους φορείς
Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από τις υπηρεσίες και τους φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ρύθμισης (λ.χ. άδεια οικοδομής που φέρει θεώρηση από αστυνομική αρχή, απολυτήριο ιδιωτικού λυκείου που έχει θεωρηθεί από την οικεία Διεύθυνση Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης του Υπ. Παιδείας και Θρησκευμάτων, ιατρική γνωμάτευση ιδιώτη ιατρού που φέρει θεώρηση από αρμόδιο ελεγκτή ιατρό).

6. Ποια έγγραφα δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 4250/2014 και συνεπώς εξακολουθούν να υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο στο πρωτότυπο ή σε επικυρωμένα αντίγραφα;

– Τα έγγραφα που προσκομίζονται για μετάφραση στη Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών εξακολουθούν να υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο στο πρωτότυπο ή σε επικυρωμένα αντίγραφα των εγγράφων αυτών και όχι σε απλά φωτοαντίγραφα. Και τούτο γιατί οι διαδικασίες της συγκεκριμένης Υπηρεσίας απορρέουν, στην πλειονότητά τους, από διεθνείς συμβάσεις και τα εν λόγω έγγραφα υποβάλλονται για χρήση στην αλλοδαπή.

– Τα έγγραφα που προσκομίζονται για δικαστική χρήση και αποτελούν μέρος του φακέλου της δικογραφίας, δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 4250/2014. Συνεπώς, τα έγγραφα αυτά υποβάλλονται σε πρωτότυπη μορφή ή σε επικυρωμένα αντίγραφα.

– Τα παραστατικά πληρωμής (λ.χ. τιμολόγιο, απόδειξη αγοράς, απόδειξη παροχής υπηρεσιών), που υποβάλλονται από ενδιαφερόμενους δεν εμπίπτουν στις εν λόγω διατάξεις και εξακολουθούν να κατατίθενται, όπως προβλέπουν οι σχετικές ειδικές διατάξεις (λ.χ. Δημόσιο Λογιστικό).
[σχετικό έγγραφο: Εγκύκλιος ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.15/οικ.13033/5-05-2015 (ΑΔΑ: ΨΡ6Φ465ΦΘΕ-ΥΚΨ)]

– Τα έγγραφα που υποβάλλονται σε εκκλησιαστικά νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου (π.χ. Εκκλησία της Ελλάδος, Μητροπόλεις αυτής, Ενορίες μετά των Ενοριακών τους Ναών, Μονές, Αποστολική Διακονία, Ιερά Αρχιεπισκοπή Κρήτης και Μητροπόλεις αυτής, κ.α.), εξακολουθούν να υποβάλλονται σε πρωτότυπη μορφή ή σε επικυρωμένα αντίγραφα εγγράφων από τους ενδιαφερόμενους πολίτες, καθώς οι εν λόγω φορείς δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των διατάξεων του άρθρου 1 του ν. 4250/2014.
[σχετικό έγγραφο: Εγκύκλιος ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.15/16708/2-07-2015 (ΑΔΑ: 7Ν89465ΦΘΕ-ΠΒΥ])

– Υποχρέωση προσκόμισης στις υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ πρωτοτύπων Δελτίων Ασφαλιστικής Ταυτότητας και Εισφορών (ΔΑΤΕ) και μετά την εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 1 του ν. 4250/2014

Το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ με εγκύκλιό του ενημερώνει για την υπ. αρ. 164/2015 Γνωμοδότηση του ΣΤ΄ Τμήματος του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους (ΝΣΚ), η οποία έγινε δεκτή από τον Διοικητή του Ιδρύματος, σχετικά με την υποχρέωση προσκόμισης στις υπηρεσίες του πρωτοτύπων και όχι φωτοαντιγράφων ΔΑΤΕ και μετά την έναρξη ισχύος των διατάξεων του άρθρου 1 του ν. 4250/2014.

Με τις ανωτέρω διατάξεις καταργήθηκε από 26/3/2014 η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που έχουν εκδοθεί από το Δημόσιο, ΟΤΑ, ΝΠΔΔ κλπ και πλέον το Δημόσιο υποχρεούται να αποδέχεται τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα των εγγράφων αυτών (εγκύκλιοι 33/2014 και 59/2014)

Σύμφωνα με τη κοινοποιούμενη Γνωμοδότηση τα ΔΑΤΕ δεν αποτελούν έγγραφα που εμπίπτουν στις προαναφερόμενες διατάξεις και ως εκ τούτου μόνο με την προσκόμιση των πρωτοτύπων θα πραγματοποιούνται συναλλαγές, που προβλέπουν την υποβολή τους ως δικαιολογητικό (κατάθεση αίτησης συνταξιοδότησης, προσδιορισμός χρόνου ασφάλισης στο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ κλπ)

Τούτο διότι, μεταξύ άλλων, ο έλεγχος γνησιότητας των ΔΑΤΕ εν γένει (σχετ.: Γ.Ε. Α02/1102/142/31.10.2014), των ενσήμων που έχουν επικολληθεί και των εγγραφών τους είναι νόμιμος και δυνατός μόνο από τις υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, οι οποίες διαθέτουν ή μπορούν να αναζητήσουν στοιχεία προς εξακρίβωση της γνησιότητας, ο έλεγχος δε, ειδικότερα, της γνησιότητας των επικολληθέντων ενσήμων είναι δυνατός μόνο με εξέταση των αντίστοιχων πρωτότυπων ΔΑΤΕ

 

 

7. Σε ποιες περιπτώσεις οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων;

Οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής (όπως ορίζεται στο άρθρο 1 του ν. 2690/1999 (Α΄ 45), που το εξέδωσε, μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις της εν λόγω ρύθμισης (λ.χ. πολίτης ζητά την επικύρωση αντιγράφου του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας προκειμένου να το υποβάλει σε: α. τράπεζα, β. ιδιωτική εταιρεία, γ. συμβολαιογράφο, δ. εκκλησιαστικά Ν.Π.Δ.Δ., ε. Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών, στ. Δικαστήρια (ως μέρος του φακέλου της δικογραφίας).

8. Ενέργειες αρχών και Υπηρεσιών που επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων.

Οι υπάλληλοι των Διοικητικών Αρχών και των ΚΕΠ που έχουν στην αρμοδιότητά τους τη διαδικασία της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων, θα πρέπει να ρωτούν τον ενδιαφερόμενο πού θα υποβάλει το εν λόγω αντίγραφο, προκειμένου, εν συνεχεία, να προβούν στην επικύρωση ή μη του προσκομιζόμενου αντιγράφου, με βάση τη νέα ρύθμιση. Ο υπάλληλος θα αρκείται στην προφορική δήλωση του πολίτη.

9. Επικυρώνεται αντίγραφο εγγράφου όταν ο ενδιαφερόμενος δηλώσει ότι το θέλει για το αρχείο του;

Ο αρμόδιος υπάλληλος δεν θα προβαίνει στην επικύρωση αντιγράφου εγγράφου, στην περίπτωση που ο πολίτης δηλώσει ότι το «θέλει για το αρχείο του».

10. Διακίνηση εγγράφων με τηλεομοιοτυπία.

Τα έγγραφα τα οποία διακινούνται με τηλεομοιοτυπία μεταξύ των Υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο.Τ.Α. α΄ και β΄ βαθμού, πλέον δεν επικυρώνονται από τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της Υπηρεσίας προς την οποία αποστέλλονται είτε αυτά πρόκειται να χρησιμοποιηθούν από την ίδια την παραλαμβάνουσα Υπηρεσία είτε αυτά πρόκειται να χορηγηθούν στον ενδιαφερόμενο πολίτη, ο οποίος στη συνέχεια θα τα προσκομίσει σε υπηρεσίες και φορείς που υπάγονται στο ρυθμιστικό πεδίο του ν. 4250/2014.
Έγγραφα τα οποία -κατά τα ανωτέρω- διακινούνται με τηλεομοιοτυπία μεταξύ των Υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο.Τ.Α. α΄ και β΄ βαθμού επικυρώνονται από τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της Υπηρεσίας προς την οποία αποστέλλονται μόνο στην περίπτωση που αυτά θα χορηγηθούν σε πολίτη, ο οποίος ακολούθως θα τα υποβάλει σε ιδιωτικούς φορείς που δεν εμπίπτουν στους αναφερόμενους στην προαναφερθείσα περίπτωση. (σχετικό έγγραφο: ΔΙΑΔΠ/Φ.Α.2.3/11500/13-5-2014)

11. Η νέα ρύθμιση τροποποιεί τις διαδικασίες χορήγησης της επισημείωσης (Apostille) της Σύμβασης της Χάγης ή της προξενικής θεώρησης;

Η νέα ρύθμιση δεν επιφέρει καμία αλλαγή στις διαδικασίες χορήγησης της επισημείωσης (apostille) της Σύμβασης της Χάγης (ν.1497/1984) ή της προξενικής θεώρησης που τίθενται στο πρωτότυπο ή στο ακριβές αντίγραφο είτε των εγγράφων που υποβάλλονται σε φορέα της αλλοδαπής είτε των αλλοδαπών εγγράφων που υποβάλλονται εν συνεχεία στη Χώρα μας.
(σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/11633/16-5-2014)

12. Σε ποιες ενέργειες οφείλει να προβεί κάθε Υπηρεσία στις περιπτώσεις που διαπιστώνει, κατά τον διενεργηθέντα δειγματοληπτικό έλεγχο επί των κατατεθειμένων φωτοαντιγράφων, πλαστό έγγραφο;

Εάν διαπιστωθεί κατά τον υποχρεωτικό ή άλλο έλεγχο ότι υποβλήθηκαν αλλοιωμένα φωτοαντίγραφα, εκτός από τις κυρώσεις που προβλέπονται στην παρ. 6 του άρθρου 22 του ν. 1599/86, όπως ισχύει, και που επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο, εφόσον η πράξη δεν τιμωρείται αυστηρότερα από άλλη ποινική διάταξη, η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας υποβλήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, ανακαλείται αμέσως.
Κατόπιν τούτων, η Υπηρεσία οφείλει να διαβιβάζει άμεσα την υπόθεση στην Εισαγγελία του τόπου που αυτή εδρεύει.

ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/11932/11-6-2014  (Κατάργηση της υποβολής επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων)

 

 

NOMOΣ 4250/2014 – ΦΕΚ Α 74 – 26.03.2014
Διοικητικές Απλουστεύσεις – Καταργήσεις, Συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα – Τροποποίηση Διατάξεων του π.δ. 318/1992 (Α 161) και λοιπές ρυθμίσεις

Άρθρο 1
Κατάργηση της υποχρέωσης επικυρώσεων αντιγράφων εγγράφων
1. Το άρθρο 1 του ν. 2690/1999 (Α΄ 45) τροποποιείται ως εξής:
«Οι διατάξεις του Κώδικα αυτού εφαρμόζονται στο Δημόσιο, στους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης και στα άλλα νομικά πρόσωπα δημόσιου δικαίου, εκτός αν άλλως ορίζεται σε επιμέρους διατάξεις.»

2. Οι παράγραφοι 3 και 4 του άρθρου 11 του ν. 2690/ 1999 (Α΄ 45) καταργούνται και η παράγραφος 2 του ιδίου άρθρου αντικαθίσταται ως εξής:
«2.α. Οι ρυθμίσεις της παρούσας παραγράφου εφαρμόζονται στο Δημόσιο, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τα Δικαστήρια όλων των βαθμών, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, τις δημόσιες επιχειρήσεις και τους οργανισμούς που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 3429/2005, καθώς και στα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α..

β. Δεν υφίσταται πλέον η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων, με την επιφύλαξη της περίπτωσης δ΄ και των εγγράφων που προσκομίζονται για δικαστική χρήση, που έχουν εκδοθεί από τις υπηρεσίες και τους φορείς της περίπτωσης α΄ ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων αυτών από τους ενδιαφερόμενους για το σύνολο των συναλλαγών τους με τις υπηρεσίες και τους φορείς της περίπτωσης α΄.

Αντί πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων, υποβάλλονται και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τις υπηρεσίες και τους φορείς της περίπτωσης α΄, ευκρινή φωτοαντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων που εκδόθηκαν από τις υπηρεσίες και τους φορείς αυτούς ή των ακριβών αντιγράφων τους.

Ομοίως, υποβάλλονται και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά ευκρινή φωτοαντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο, καθώς και ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από υπηρεσίες και φορείς της περίπτωσης α΄.

Ομοίως, υποβάλλονται και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά ευκρινή φωτοαντίγραφα από αντίγραφα εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές και έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο.

Οι υπηρεσίες και οι φορείς στους οποίους κατατίθενται φωτοαντίγραφα, κατά τα ανωτέρω, υποχρεούνται να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο προκειμένου να εξακριβώσουν την ακρίβεια των στοιχείων που αναγράφονται σε αυτά, σε τουλάχιστον πέντε τοις εκατό (5%) των φωτοαντιγράφων που υποβλήθηκαν κατά το αμέσως προηγούμενο τρίμηνο, ιδίως ζητώντας τη συνδρομή των υπηρεσιών ή των φορέων που εξέδωσαν τα πρωτότυπα. Τα αποτελέσματα αυτού του ελέγχου εν συνεχεία κοινοποιούνται στην καθ’ ύλην αρμόδια οργανική μονάδα του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.

Εάν διαπιστωθεί κατά τον υποχρεωτικό ή άλλο έλεγχο ότι υποβλήθηκαν αλλοιωμένα φωτοαντίγραφα, εκτός από τις κυρώσεις που προβλέπονται στην παρ. 6 του άρθρου 22 του ν. 1599/1986 και που επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο, εφόσον η πράξη αυτή δεν τιμωρείται αυστηρότερα από άλλη ποινική διάταξη, η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας υποβλήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, ανακαλείται αμέσως.

γ. Οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής (όπως ορίζεται στο άρθρο 1 του ν. 2690/1999 (Α΄ 45), που το εξέδωσε, μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του παρόντος. Αντίγραφα των ανωτέρω επικυρώνονται και από δικηγόρους ή συμβολαιογράφους, σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν την άσκηση των λειτουργημάτων τους.

Ομοίως, οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο, μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του παρόντος.

δ. Η απαίτηση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων, που έχουν εκδοθεί από τις υπηρεσίες και τους φορείς της περίπτωσης α΄, όταν προβλέπεται ρητά από την κείμενη νομοθεσία, καταργείται με την παρέλευση τριών μηνών από τη δημοσίευση του παρόντος νόμου. Εντός του προαναφερόμενου χρονικού διαστήματος, με απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και του κάθε φορά αρμόδιου Υπουργού μπορεί να ορίζεται, κατά περίπτωση, η διατήρηση της απαίτησης υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων σε διαδικασίες, εφόσον το επιβάλλουν εξαιρετικοί λόγοι, που αναφέρονται ρητώς σε αυτήν.

ε. Με την επιφύλαξη της περίπτωσης δ΄, από τη δημοσίευση του παρόντος νόμου καταργείται κάθε ειδική ή γενική διάταξη που αντίκειται στις διατάξεις αυτού.»

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ

Αθήνα,  1  Απριλίου 2014
ΑΔΑ: ΒΙΗ0Χ-6ΥΖ 
Αριθμ. Πρωτ.: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/οικ.8342

ΠΡΟΣ:
Όπως ο Πίνακας Αποδεκτών

ΘΕΜΑ: «Κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων».

Σας πληροφορούμε ότι δημοσιεύθηκε ο νόμος 4250/2014 (ΦΕΚ 74 /Α’/26-3-2014) «Διοικητικές Απλουστεύσεις-Καταργήσεις, Συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα-Τροποποίηση Διατάξεων του π.δ. 318/1992 (Α΄161) και λοιπές ρυθμίσεις», όπου, μεταξύ των λοιπών ρυθμίσεων, περιλαμβάνονται σημαντικές διοικητικές απλουστεύσεις, με τις οποίες βελτιώνονται οι διοικητικές διαδικασίες και καθίστανται περισσότερο ευέλικτες και αποδοτικές και επιτυγχάνεται η ταχύτερη, αποτελεσματικότερη και χωρίς κόστος εξυπηρέτηση των πολιτών και των επιχειρήσεων.

Από τις σημαντικότερες εξ αυτών είναι η κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων εγγράφων από τους ενδιαφερόμενους, στο σύνολο των συναλλαγών τους με όλο το Δημόσιο Τομέα.

Προκειμένου, μάλιστα, να επιτευχθούν οι επιδιωκόμενοι στόχοι, με τη νέα ρύθμιση διευρύνεται το πεδίο εφαρμογής των υπόχρεων φορέων και περιλαμβάνονται σε αυτούς όχι μόνον οι διοικητικές αρχές αλλά και όλοι οι φορείς του δημόσιου τομέα, όπως: τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου, που άμεσα ή έμμεσα ελέγχονται από το κράτος, οι δημόσιες επιχειρήσεις κ.λ.π. Επίσης, συμπεριλαμβάνονται και οι δημόσιες υπηρεσίες οι οποίες δεν αποτελούν αμιγώς διοικητικές αρχές, π.χ. τα Δικαστήρια όλων των βαθμών, οι Μητροπόλεις, τα Εκκλησιαστικά Ιδρύματα, οι Μουφτείες κ.ά.

Ειδικότερα:
Με το άρθρο 1 του ως άνω νόμου καταργείται, εφεξής, η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που έχουν εκδοθεί από τις δημόσιες υπηρεσίες και τους φορείς που υπάγονται στη συγκεκριμένη ρύθμιση και πλέον το Δημόσιο υποχρεούται να αποδέχεται τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα των εγγράφων αυτών.

Αντίστοιχα, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί αρχικά από δικηγόρο καθώς και ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από τις υπηρεσίες και τους φορείς που εμπίπτουν στη ρύθμιση (π.χ. απολυτήριο ιδιωτικού λυκείου που φέρει τη θεώρηση της αρμόδιας Διεύθυνσης Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, ιατρική γνωμάτευση που φέρει θεώρηση από αρμόδιο ελεγκτή ιατρό).

Επίσης, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα ευκρινή φωτοαντίγραφα αλλοδαπών εγγράφων, υπό την προϋπόθεση ότι τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί πρωτίστως από δικηγόρο.

Περαιτέρω, με τις ανωτέρω διατάξεις καταργείται η υποβολή απλών αντιγράφων εγγράφων, συνοδευόμενων από την υπεύθυνη δήλωση του ν. 1599/1986, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαίωνε την ακρίβεια των στοιχείων.

Η νέα ρύθμιση πέραν των προαναφερόμενων οφελών, στοχεύει και στη διαμόρφωση ουσιαστικής και φιλικής σχέσης με τον πολίτη, καθόσον το Κράτος αποδεικνύει εμπράκτως ότι τον εμπιστεύεται αφού πλέον τον καλεί να επιβεβαιώσει ο ίδιος την αξιοπιστία του, με την ειλικρίνεια και την εντιμότητά του κατά τις συναλλαγές του με τη Διοίκηση και ως «υπεύθυνος πολίτης» να έχει θετικό ρόλο στη διοικητική δράση που τον αφορά.

Ωστόσο, στο σημείο αυτό τονίζεται ότι οι υπηρεσίες και οι φορείς, στους οποίους υποβάλλονται τα φωτοαντίγραφα, κατά τα ανωτέρω, οφείλουν να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο, ανά τρίμηνο, σε ποσοστό τουλάχιστον πέντε τοις εκατό (5%) του συνόλου των φωτοαντιγράφων που έχουν κατατεθεί . Και τούτο επειδή η υποβολή απλών, ευανάγνωστων φωτοαντιγράφων, στο πλαίσιο μιας διοικητικής ή άλλης διαδικασίας, επέχει θέση υπεύθυνης δήλωσης του πολίτη ή της επιχείρησης, περί της ακρίβειας και εγκυρότητας των υποβαλλόμενων φωτοαντιγράφων, εξισώνεται δηλαδή ουσιαστικά με την υπεύθυνη δήλωση του ν. 1599/1986.

Ως εκ τούτου, στις περιπτώσεις προσκόμισης παραποιημένων ή πλαστών φωτοαντιγράφων όχι μόνο επιβάλλονται οι κυρώσεις του ν. 1599/1986 ή άλλες ποινικές κυρώσεις, αλλά ανακαλείται αμέσως και η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας χρησιμοποιήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά.

Εφιστάται η προσοχή στους υπόχρεους φορείς ότι με την πάροδο τριών μηνών από τη δημοσίευση του ανωτέρω νόμου, καταργείται η απαίτηση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων ακόμα και για τις διαδικασίες εκείνες που τούτο προβλεπόταν ρητά από την κείμενη νομοθεσία.

Η απαίτηση αυτή μπορεί να διατηρηθεί μόνο για εξαιρετικούς λόγους με την έκδοση σχετικής Κοινής Υπουργικής Απόφασης, εντός του ανωτέρω χρονικού διαστήματος.

ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΝΕΑΣ ΡΥΘΜΙΣΗΣ

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο σε όλους τους φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που εποπτεύουν.

Οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων της Χώρας παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή στους ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού της αρμοδιότητάς τους και αυτοί, εν συνεχεία, σε όλους τους φορείς του δημόσιου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα που εποπτεύουν.

Η Ιερά Σύνοδος της Εκκλησίας της Ελλάδος παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο σε όλες τις Μητροπόλεις και τα εκκλησιαστικά ιδρύματα της Χώρας.

Το Υπουργείο Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων παρακαλείται να γνωστοποιήσει την εγκύκλιο στα Δικαστήρια όλων των βαθμών.

Σας γνωρίζουμε ότι η εγκύκλιος έχει καταχωρηθεί στο Δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας -www.ydmed.gov.gr-, στη διαδρομή: Διοικητική Μεταρρύθμιση/
α. Οργάνωση-Λειτουργία Δημόσιας Διοίκησης/Απλούστευση Διαδικασιών
β. Σχέσεις Κράτους-Πολίτη/Επικύρωση Αντιγράφων Εγγράφων.

Προσδοκούμε στην ανταπόκρισή σας για την πιστή τήρηση των νέων ρυθμίσεων και παραμένουμε στη διάθεσή σας για κάθε περαιτέρω διευκρίνιση και συνεργασία.

 Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ

 

 

Σχόλια