25 Μαΐου σε εφαρμογή ο Κανονισμός Γενικής Προστασίας Δεδομένων

Ο Κανονισμός Γενικής Προστασίας Δεδομένων (GDPR) τίθεται σε εφαρμογή στις 25 Μαΐου 2018, και καθιερώνεται ενιαίο νομικό πλαίσιο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ.

Με την εφαρμογή του, όπως σημειώνει σε ενημερωτικό έγγραφό της η Ελληνική Συνομοσπονδία Εμπορίου και Επιχειρηματκότητας, θα δίνεται ιδιαίτερη σημασία στο θέμα της συγκατάθεσης. Δεν θα μπορούν πλέον οι επιχειρηματίες να προσθέτουν νέες διευθύνσεις στις λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ή να στείλουν μη στοχευμένες επικοινωνίες σε όλους τους εγγεγραμμένους χρήστες. Επομένως, όπως αναφέρει η ΕΣΕΕ, «προτού συμβεί αυτό, είναι καλό να ξέρουμε τι δεν θα επιτρέπεται βάσει της νέας νομοθεσίας, αν και όπως συμβαίνει με κάθε νόμιμη διαδικασία, μπορεί να είναι δύσκολο να αποκρυπτογραφηθεί ακριβώς πώς μεταφράζεται ο νόμος στις πραγματικές επιχειρηματικές καταστάσεις».

Όπως, σημειώνει η συνομοσπονδία, είτε είστε διαχειριστής μάρκετινγκ είτε είστε απλώς επιφορτισμένοι με την αποστολή του μηνιαίου e-shot της εταιρείας σας, αυτός ο οδηγός είναι για εσάς. Καλύπτοντας τα βασικά αρχεία και τα μηνύματα για το μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτοί οι απλοί κανόνες θα σας βοηθήσουν στην πορεία σας για να εξασφαλίσετε ότι οι διαδικασίες σας είναι αποδεκτές από την GDPR, όταν τελικά φτάσει η 25η Μαΐου 2018.

Τι να κάνετε και τι να μην κάνετε:

1. Επιδιώξτε τη συγκατάθεσή όπου σας είναι δυνατόν – είναι καλύτερο να είσαστε ασφαλής από το συγγνώμη και ζητάτε άμεση, θετική άδεια επικοινωνίας με κάποιον μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η πιο ασφαλής διαδικασία σύμφωνα με τη νομοθεσία GDPR και το ηλεκτρονικό απόρρητο.
2. Δεν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οποιονδήποτε έχει ζητήσει να μην επικοινωνήσει, να διαγραφεί από μια λίστα ή να εξαιρεθεί με οποιονδήποτε άλλο τρόπο.
3. Γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ των επικοινωνιών B2B και B2C και κατατάσσετε ανάλογα τους καταλόγους αλληλογραφίας σας. Τα ηλεκτρονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να στοχεύουν στο ρόλο ενός ατόμου μέσα σε μια επιχείρηση, όχι στο συγκεκριμένο άτομο. Τα B2C comms, από την άλλη πλευρά, απευθύνονται στο ίδιο το άτομο, που σημαίνει ότι πρέπει να έχουν δώσει ρητή συγκατάθεση πριν επικοινωνήσετε μαζί τους.
4. Όταν λαμβάνετε μια επαγγελματική κάρτα από κάποιον, ΜΗΝ προσθέτετε σε κάθε λίστα που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας. Αντ ‘αυτού, γράψτε ένα email με τις συνήθεις λεπτομέρειες, εξηγώντας ότι σκεφτήκατε ότι μπορεί να ενδιαφέρονται να μάθουν περισσότερα για τις υπηρεσίες/προϊόντα που προσφέρει η επιχείρησή σας.
5. Στη συνέχεια, ρωτήστε αν θα είναι ευτυχείς να προστεθούν σε μια συγκεκριμένη λίστα αλληλογραφίας, προκειμένου να επικοινωνήσετε είτε με πληροφορίες σχετικές με τον κλάδο/ρόλο τους, είτε με νέα/ενημερώσεις σχετικά με τις υπηρεσίες/προϊόντα που συζητήσατε προηγουμένως. Εκτός αν λένε ρητά ότι θα ήθελαν να συμπεριληφθούν στη λίστα, ΜΗΝ τις προσθέτετε – η σιωπή δεν είναι συγκατάθεση!
6. Αν ασχολείσαι με επιχειρήσεις ενός ατόμου ή μικρές συνεργασίες, ακολουθούμε τους κανόνες B2C. Όπως και με έναν μεμονωμένο πελάτη, πρέπει να δοθεί ρητή συγκατάθεση συμμετοχής πριν μπορέσετε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
7. Μην υποθέτετε ότι οι άνθρωποι θα ενδιαφέρονται για ό, τι κάνετε. Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πελάτες που έχουν αγοράσει από εσάς ή έχουν ερωτηθεί στο παρελθόν είναι ωραία – όσο χρονικό διάστημα είναι κατάλληλο για το προϊόν/υπηρεσία που προσφέρετε. Σε περιπτώσεις όπως αυτές, είναι σημαντικό τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να σχετίζονται στενά με αυτά που αρχικά εξέφραζαν ενδιαφέρον.
8. Αν παρακολουθείτε τις ανοικτές τιμές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – και αλλάζοντας το περιεχόμενο που αποστέλλεται σε άτομα βάσει αυτών που κάνουν/δεν διαβάζουν – αυτό σημαίνει ότι επεξεργάζεστε και παρακολουθείτε τη συμπεριφορά τους. Επομένως, θα πρέπει να τους ενημερώσετε για αυτή τη δραστηριότητα, δίνοντάς τους τη δυνατότητα να εξαιρεθούν / να διαγραφούν.
9. Στην ιδανική περίπτωση, όταν πρόκειται για την εμπορία των υπηρεσιών/προϊόντων σας σε νέες επαφές, ΜΗΝ είστε υπερβολικά άκαμπτοι με τις επικοινωνίες σας. Αντ ‘αυτού, παρέχετε πολλαπλούς τύπους περιεχομένου – συμπεριλαμβανομένων των ειδήσεων, των εκδηλώσεων, των γενικών ενημερώσεων και των λευκών χαρτιών – καθώς και των διαφόρων μορφών.
10. Όχι μόνο η μεγαλύτερη επιλογή θα προσφέρει το περιεχόμενο που ενδιαφέρει – και επομένως θα αυξήσει την πιθανότητα αλληλεπίδρασης – αλλά θα είναι επίσης σε θέση να επιλέξει να λάβει αυτές τις πληροφορίες μέσω του προτιμώμενου μέσου, είτε αυτό είναι μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενημερωτικό δελτίο, τηλεφωνική κλήση ή κείμενο. Εκτός από τη συμμόρφωση σας, η ελευθερία και η ευελιξία είναι λαμπρότεροι τρόποι περιήγησης.

Ως εκ τούτου, το βασικό ερώτημα που πρέπει να ρωτήσετε όταν πρόκειται για το GDPR-proofing το μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι:
«Έχουν επιβεβαιώσει ότι θέλουν να λάβουν αυτές τις πληροφορίες;»

• Αν η απάντηση είναι «όχι», βγείτε από τη λίστα.
• Εάν η απάντηση είναι «περίπου» ή «καλά δεν έχουν πει ότι δεν θέλουν να» τότε να τους απομακρύνουν από τη λίστα.
• Μόνο εάν η απάντηση είναι «ναι» θα πρέπει να κάνετε κλικ στο send.

Η συγκατάθεση είναι απαραίτητη και ζωτικής σημασίας για τον νέο Κανονισμό Γενικής Προστασίας Δεδομένων της Ε.Ε.